Sự khác nhau giữa OKR và KPI: Nên sử dụng phương pháp nào?

OKR và KPI là hai phương pháp, công cụ quản lý và đánh giá hiệu suất phổ biến, được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để nâng cao hiệu quả và đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, việc lựa chọn và triển khai phương pháp nào phù hợp luôn là câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ sự khác nhau giữa OKR và KPI, đồng thời hướng dẫn cách kết hợp chúng để tối ưu hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp.

1. Tổng quan về KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường được, đánh giá mức độ hiệu quả của một tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân trong việc đạt được mục tiêu cụ thể. KPI đóng vai trò giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định điều chỉnh nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Ví dụ:

• KPI cho bộ phận bán hàng: Doanh số bán hàng, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi,...
• KPI cho bộ phận Marketing: Lượt truy cập website, tỷ lệ mở email, lượt tương tác trên mạng xã hội,...
• KPI cho bộ phận nhân sự: Tỷ lệ nghỉ việc, độ hài lòng của nhân viên, năng suất lao động,...

KPI là giá trị đo lường hiệu quả của tổ chức

2. Tổng quan về OKR

OKR (Objectives and Key Results) là phương pháp quản trị mục tiêu giúp doanh nghiệp, cá nhân thiết lập và theo dõi các mục tiêu có thể đo lường được. OKR không chỉ là công cụ quản lý hiệu suất, mà còn đóng góp cho sự tăng trưởng đột phá của tổ chức.

Ví dụ:

• Mục tiêu (Objective): Trở thành thương hiệu cà phê số 1 tại Việt Nam.
• Kết quả then chốt (Key Results): Tăng 20% thị phần trong vòng 1 năm, mở rộng 100 cửa hàng mới trên toàn quốc.

OKR giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và theo dõi tiến độ

3. So sánh OKR và KPI

OKR và KPI là hai công cụ quản lý mục tiêu và hiệu suất phổ biến, thường bị nhầm lẫn với nhau. Mặc dù có những điểm chung, nhưng OKR và KPI khác nhau về bản chất và cách thức ứng dụng.

3.1. Điểm giống nhau

Dù được tiếp cận theo hướng khác nhau nhưng cả OKR và KPI đều có một số điểm chung về bản chất và mục đích sử dụng.

• Công cụ quản lý mục tiêu và hiệu suất: Cả OKR và KPI đều giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, đo lường tiến độ và đánh giá hiệu quả hoạt động.
• Áp dụng linh hoạt: Cả hai phương pháp đều có thể được áp dụng cho cá nhân, nhóm, phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp.
• Đo lường, theo dõi và đánh giá: Cả OKR và KPI đều cần được đo lường, theo dõi và đánh giá định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả.

3.2. Điểm khác biệt

Cả KPI và OKR đều là những công cụ quản trị quan trọng, nhưng chúng khác nhau về bản chất, mục đích và cách thức hoạt động.

OKR (Objectives and Key Results) là phương pháp quản trị tập trung vào việc thiết lập mục tiêu và kết quả then chốt. Bạn có thể hình dung OKR giống như việc quan sát một chiếc máy bay đi từ điểm A đến điểm B. Mục tiêu (Objective) là điểm đến cuối cùng (điểm B), còn Kết quả then chốt (Key Results) là những điểm dừng chân quan trọng trên hành trình đó.

Ngược lại, KPI (Key Performance Indicator) là công cụ để đánh giá hiệu suất, tập trung vào việc đo lường các chỉ số hoạt động quan trọng. KPI giống như những chỉ số mà một cơ trưởng theo dõi trong buồng lái, chẳng hạn như nhiên liệu, sức gió, độ cao,... Từ đó, cơ trưởng có thể đưa ra quyết định để đảm bảo máy bay bay ổn định.

Bảng so sánh:

Để hiểu rõ sự khác biệt giữa KPI và OKR, mời bạn xem thêm video sau:

4. Doanh nghiệp nên chọn KPI hay ORK?

KPI và OKR là hai phương pháp quản lý hiệu suất phổ biến. Vậy doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào để giúp tối ưu hóa công việc và đạt được mục tiêu trong kinh doanh?

4.1. Về KPI

KPI tập trung vào việc đo lường hiệu quả hoạt động hiện tại và đảm bảo doanh nghiệp vận hành thuận lợi. KPI phù hợp với các mục tiêu ngắn hạn, đo lường được và thường được áp dụng để theo dõi các chỉ số liên quan đến hiệu suất, năng suất, chất lượng và chi phí. KPI mang đến sự ổn định, cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và thực hiện cải tiến liên tục.

Tuy nhiên, KPI có thể khiến doanh nghiệp thiếu tập trung vào tầm nhìn dài hạn và khó thích ứng với những thay đổi đột ngột của thị trường.

4.2. Về OKR

OKR lại hướng đến việc thiết lập mục tiêu, thúc đẩy sự đột phá và tăng trưởng mạnh mẽ cho doanh nghiệp. OKR thường được sử dụng cho các mục tiêu chiến lược, dài hạn, đòi hỏi sự nỗ lực từ toàn bộ tổ chức. OKR khuyến khích sáng tạo, đổi mới, tăng cường sự gắn kết và tính minh bạch trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc triển khai OKR đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn so với KPI, đồng thời có thể tạo áp lực lớn cho nhân viên nếu không được thiết lập khéo léo.

4.3. Nên chọn KPI hay ORK?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải lựa chọn giữa KPI và OKR. Thay vào đó, hãy kết hợp hai phương pháp này để tạo nên chiến lược quản lý hiệu suất toàn diện. KPI giúp theo dõi và cải thiện hiệu quả các hoạt động hàng ngày, đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định. OKR hướng doanh nghiệp tới những mục tiêu tham vọng, thúc đẩy sự đột phá và tăng trưởng mạnh mẽ.

Việc liên kết KPI với OKR giúp doanh nghiệp tạo sự thống nhất và liên kết trong tổ chức, đảm bảo mọi nỗ lực đều hướng đến mục tiêu chung. Sự kết hợp này giúp doanh nghiệp cân bằng giữa hiệu suất hiện tại và tầm nhìn tương lai, vừa đảm bảo sự vận hành thuận lợi, vừa hướng tới những thành tựu mới.

Kết hợp KPI và OKR giúp doanh nghiệp tạo sự thống nhất trong tổ chức

5. Quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR

Chuyển đổi từ KPI sang OKR là một bước tiến quan trọng, giúp doanh nghiệp từ bỏ sự an toàn trong khuôn khổ và hướng tới sự đột phá trong tăng trưởng. Dưới đây là 4 bước cơ bản:

5.1. Bước 1: Thiết lập mục tiêu chung (Objectives - O)

Hãy bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu chung cho toàn bộ tổ chức. Mục tiêu OKR cần phải truyền cảm hứng và thể hiện rõ tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp.

Ví dụ, thay vì mục tiêu "Tăng doanh thu", hãy thiết lập mục tiêu "Trở thành thương hiệu hàng đầu trong ngành".

5.2. Bước 2: Thiết lập kết quả then chốt (Key Results - KRs) từ KPI

Chuyển đổi từ KPI sang KRs bằng cách lựa chọn những chỉ số KPI quan trọng nhất, phản ánh trực tiếp mức độ hoàn thành mục tiêu chung. Hãy đảm bảo KRs đo lường được, cụ thể và có thời hạn.

Ví dụ, nếu mục tiêu là "Trở thành thương hiệu hàng đầu", KR có thể là "Tăng 20% thị phần trong vòng 1 năm".

5.3. Bước 3: Tinh chỉnh các kết quả then chốt

Sau khi thiết lập KRs từ KPI, hãy tinh chỉnh lại để đảm bảo chúng thực sự thách thức và đột phá, thúc đẩy doanh nghiệp phải nỗ lực vượt bậc để đạt được. Đồng thời, hãy đảm bảo KRs vẫn khả thi và liên quan đến mục tiêu chung.

5.4. Bước 4: Sử dụng công cụ giám sát triển khai phù hợp

Để theo dõi tiến độ và hiệu quả của OKR, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý OKR phù hợp. Phần mềm giúp trực quan hóa dữ liệu, cung cấp báo cáo chi tiết và hỗ trợ giao tiếp, phản hồi giữa các thành viên.

6. Lưu ý khi triển khai OKR và KPI

OKR và KPI là những công cụ quản lý hiệu quả nhưng việc triển khai không phải lúc nào cũng thuận lợi. Hiểu rõ những lỗi sai thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất.

6.1. Lỗi sai cần tránh khi triển khai KPI

• KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược: Thiết lập KPI một cách ngẫu nhiên, không phản ánh mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, dẫn đến việc theo dõi những chỉ số không quan trọng.
• Chỉ tập trung vào KPI kết quả, bỏ qua KPI dẫn dắt: Quá chú trọng vào kết quả cuối cùng mà không theo dõi các chỉ số ảnh hưởng đến kết quả, khiến việc phân tích và điều chỉnh chiến lược gặp khó khăn.
• Thiết lập KPI quá nhiều hoặc quá phức tạp: Gây khó khăn trong việc theo dõi, phân tích và báo cáo, khiến nhân viên mất tập trung.
• Thiếu sự tham gia của nhân viên: Áp đặt KPI từ trên xuống khiến nhân viên thiếu sự đồng thuận và cam kết trong việc thực hiện.

6.2. Lỗi sai cần tránh khi triển khai OKR

• Thiết lập mục tiêu quá tham vọng, không khả thi: Gây nản chí cho nhân viên, ảnh hưởng đến động lực làm việc.
• Quá nhiều mục tiêu OKR: Khiến doanh nghiệp mất tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất.
• Thiếu sự liên kết giữa OKR của các cấp độ: OKR cá nhân, nhóm và phòng ban cần được liên kết với nhau để tạo sự thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
• Không đo lường được kết quả then chốt: KRs cần phải được định lượng bằng số liệu cụ thể để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả.
• Thiếu sự cam kết và theo dõi thường xuyên: OKR cần được xem xét và cập nhật thường xuyên.

Tham khảo: Khóa đào tạo triển khai OKR 1:1 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB)

7. Câu hỏi thường gặp về OKR và KPI

7.1. Có thể áp dụng OKR/KPI cho cá nhân không?

Hoàn toàn có thể! Cả OKR và KPI đều là công cụ hữu ích để quản lý mục tiêu cho cá nhân. OKR cá nhân giúp bạn xác định và theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu cuộc sống, học tập, phát triển bản thân. Trong khi đó, KPI cá nhân giúp bạn đo lường hiệu quả trong các hoạt động cụ thể như luyện tập thể thao hoặc học ngoại ngữ.

7.2. KPI có thể được sử dụng làm kết quả then chốt (KR) trong OKR không?

Câu trả lời là có. KPI thường đo lường hiệu quả của một hoạt động cụ thể, trong khi KR đo lường mức độ đạt được mục tiêu. Để kết hợp, hãy chọn những KPI quan trọng, liên quan trực tiếp đến mục tiêu (Objective) và biến chúng thành KR. 

7.3. Làm thế nào để OKR/KPI thực sự mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp?

Để OKR/KPI phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần sự cam kết từ lãnh đạo, thiết lập mục tiêu SMART, đảm bảo sự liên kết và minh bạch, theo dõi và đánh giá thường xuyên, điều chỉnh linh hoạt, sử dụng công cụ hỗ trợ và tạo văn hóa tích cực trong tổ chức. Sự kết hợp nhiều yếu tố này mới giúp OKR/KPI thực sự trở thành công cụ quản lý hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Cả OKR và KPI đều là những công cụ quản lý hữu ích, mang đến những lợi ích riêng biệt. Hiểu rõ bản chất và ưu nhược điểm của từng phương pháp, kết hợp với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp. Việc triển khai linh hoạt và theo dõi, đánh giá thường xuyên sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả của OKR và KPI, góp phần thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp.

Xem thêm: 

• Dự đoán 16 xu hướng công nghệ năm 2024 bùng nổ, phát triển nhất
• Nguyên tắc SMARTER là gì? Thiết lập mục tiêu SMART, 10 ví dụ
• Tổng hợp đầy đủ mẫu kế hoạch OKR hiệu quả, áp dụng được ngay