Đào tạo nội bộ là gì? Tầm quan trọng và quy trình đào tạo nội bộ

Trong bối cảnh cạnh tranh, các doanh nghiệp luôn cần tìm kiếm những giải pháp để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững. Một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp chính là chất lượng nguồn nhân lực. Theo thống kê, các doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo nội bộ có năng suất lao động cũng như gắn kế nhân sự cao hơn nhiều so với các doanh nghiệp không chú trọng đào tạo. Cùng tìm hiểu về tầm quan trọng và quy trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp nhé!

1. Đào tạo nội bộ là gì?

1.1. Khái niệm

Đào tạo nội bộ là hoạt động mà doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và thực hiện các chương trình đào tạo cho nhân viên của mình nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng, tay nghề và phẩm chất cho nhân viên, giúp họ phát triển bản thân và đóng góp nhiều hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Đào tạo nội bộ có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, từ các khóa học trực tuyến, hội thảo, cho đến các buổi huấn luyện thực tế tại chỗ.

Đào tạo nội bộ là hoạt động mà doanh nghiệp tổ chức các chương trình đào tạo cho nhân viên của mình

1.2. Phân biệt đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài

Để hiểu rõ hơn về đào tạo nội bộ, chúng ta hãy cùng phân biệt hình thức này với đào tạo bên ngoài thông qua bảng so sánh sau:

Tiêu chí	Đào tạo nội bộ	Đào tạo bên ngoài
Người thực hiện	Chuyên gia, quản lý nội bộ	Chuyên gia, giảng viên bên ngoài
Địa điểm	Tại doanh nghiệp	Tại trung tâm đào tạo, online, hội thảo,...
Nội dung	Phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp	Mang tính tổng quát, lý thuyết, hoặc chuyên sâu về 1 lĩnh vực
Chi phí	Thường thấp hơn	Cao hơn
Tính linh hoạt	Cao, dễ dàng điều chỉnh nội dung và thời gian	Thấp, thường cố định theo chương trình có sẵn

2. Tầm quan trọng của đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

2.1. Nâng cao năng lực nhân viên

Đào tạo nội bộ giúp nhân viên nắm vững kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

Ví dụ, một nhân viên kinh doanh sau khi được đào tạo về kỹ năng chốt sales sẽ có thể tự tin hơn trong việc tư vấn, thuyết phục khách hàng và đạt được doanh số cao hơn.

Tương tự, một Marketing Executive được đào tạo về cách sử dụng các công cụ quảng cáo trực tuyến sẽ có thể triển khai các chiến dịch hiệu quả hơn, mang lại nhiều khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

2.2. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Đào tạo nội bộ là một công cụ hữu hiệu để truyền đạt các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và văn hóa doanh nghiệp đến nhân viên. Qua các buổi đào tạo, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về mục tiêu chung của doanh nghiệp, từ đó gắn kết và đồng lòng hơn trong công việc.

Ví dụ, một doanh nghiệp có văn hóa "khách hàng là trung tâm" có thể tổ chức các buổi đào tạo về dịch vụ khách hàng, giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc làm hài lòng khách hàng và cách thức để đạt được điều đó.

2.3. Giữ chân nhân tài

Đầu tư vào đào tạo nội bộ cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến sự phát triển của nhân viên. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng, có động lực làm việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Ví dụ, một nhân viên có năng lực được cử đi tham dự các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng lãnh đạo sẽ cảm thấy được doanh nghiệp tin tưởng và trao cơ hội phát triển, từ đó có xu hướng trung thành và cống hiến hơn.

2.4. Xác định chiến lược phát triển

Thông qua quá trình đào tạo nội bộ, doanh nghiệp có thể đánh giá được năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược phát triển nhân sự phù hợp, bố trí nhân viên vào đúng vị trí, phát huy tối đa năng lực của họ và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ, qua các buổi đào tạo, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những nhân viên có tiềm năng lãnh đạo và có kế hoạch bồi dưỡng, phát triển họ thành những nhà quản lý trong tương lai.

Đào tạo nội bộ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả

3. Lợi ích của đào tạo nội bộ

3.1. Đối với doanh nghiệp

• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Đội ngũ nhân viên có năng lực cao sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm, dịch vụ chất lượng, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng sẽ làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
• Giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo: Thay vì phải tuyển dụng nhân sự mới từ bên ngoài, doanh nghiệp có thể đào tạo nhân viên hiện tại để đáp ứng nhu cầu công việc.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh: Đào tạo nội bộ giúp truyền đạt và củng cố các giá trị cốt lõi, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết.
• Giữ chân nhân tài: Nhân viên cảm thấy được quan tâm, có cơ hội phát triển sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Xác định chiến lược phát triển: Giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực, từ đó hoạch định chiến lược phát triển phù hợp.

3.2. Đối với nhân viên

• Nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng: Nhân viên được cập nhật kiến thức mới, rèn luyện kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
• Cơ hội thăng tiến, phúc lợi tốt hơn: Khi năng lực được nâng cao, nhân viên sẽ có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn, hưởng mức lương và phúc lợi tốt hơn.
• Tăng sự hài lòng trong công việc: Nhân viên cảm thấy tự tin hơn khi làm việc, có động lực và gắn bó hơn với công việc.
• Phát triển bản thân toàn diện: Đào tạo nội bộ không chỉ giúp nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn mà còn cả kỹ năng mềm, kỹ năng sống.

4. Các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến

4.1. Mentoring

Mentoring (kèm cặp) là hình thức đào tạo dựa trên mối quan hệ giữa một người có nhiều kinh nghiệm (mentor) và một người ít kinh nghiệm hơn (mentee). Mentor sẽ chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, hướng dẫn và hỗ trợ mentee phát triển bản thân, đạt được mục tiêu trong công việc.

• Ưu điểm: Mentee được học hỏi trực tiếp từ kinh nghiệm thực tế của mentor, được giải đáp thắc mắc và nhận được sự hỗ trợ kịp thời.
• Nhược điểm: Hiệu quả phụ thuộc khá nhiều vào mối quan hệ giữa mentor và mentee, đòi hỏi mentor phải có kỹ năng sư phạm và thời gian để kèm cặp.

Ví dụ: Một quản lý kinh doanh dày dặn kinh nghiệm kèm cặp một nhân viên kinh doanh mới vào nghề, hướng dẫn họ cách tìm kiếm khách hàng, tư vấn sản phẩm, hỗ trợ khách hàng và chốt sales.

Một người có nhiều kinh nghiệm (mentor) đào tạo, hướng dẫn cho một người ít kinh nghiệm hơn (mentee)

4.2. On-the-job training

On-the-job training (OJT - Đào tạo tại chỗ) là hình thức đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, nhân viên được hướng dẫn và thực hành công việc dưới sự giám sát của người có kinh nghiệm.

• Ưu điểm: Nhân viên được học hỏi trong môi trường thực tế, áp dụng ngay kiến thức vào công việc, tiết kiệm chi phí đào tạo.
• Nhược điểm: Có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc chung, đòi hỏi người hướng dẫn phải có kỹ năng truyền đạt tốt.

Ví dụ: Một nhân viên mới được hướng dẫn sử dụng máy móc, thiết bị bởi một nhân viên kỹ thuật có kinh nghiệm, trực tiếp thao tác và thực hành dưới sự giám sát.

4.3. Coaching 1-1

Coaching 1-1 (Huấn luyện 1-1) là hình thức đào tạo cá nhân hóa, một huấn luyện viên (coach) sẽ làm việc trực tiếp với một người được huấn luyện (coachee) để giúp họ phát triển kỹ năng, đạt được mục tiêu cụ thể.

• Ưu điểm: Tập trung vào nhu cầu cá nhân của coachee, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng, tạo động lực và cam kết cao.
• Nhược điểm: Coaching có chi phí cao hơn so với các hình thức đào tạo khác, đòi hỏi coach phải có chuyên môn và kỹ năng huấn luyện tốt. 

Ví dụ: Một coach làm việc với một trưởng phòng kinh doanh để giúp anh ta cải thiện kỹ năng lãnh đạo, quản lý đội nhóm và đạt được mục tiêu doanh số.

4.4. E-learning

E-learning (đào tạo trực tuyến) là hình thức đào tạo thông qua các nền tảng, phần mềm trực tuyến, nhân viên có thể học tập mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính, điện thoại.

• Ưu điểm: Linh hoạt về thời gian và địa điểm học tập, tiết kiệm chi phí đi lại, dễ dàng cập nhật nội dung đào tạo.
• Nhược điểm: Đòi hỏi nhân viên phải có tính tự giác cao, hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng của nền tảng và nội dung đào tạo.

E-learning là hình thức đào tạo thông qua các nền tảng, phần mềm trực tuyến

4.5. Classroom training

Classroom training (Đào tạo tập trung) là hình thức đào tạo truyền thống, nhân viên tham gia các khóa học, hội thảo, workshop được tổ chức tại một địa điểm cụ thể.

• Ưu điểm: Tạo môi trường học tập tương tác cao, nhân viên có thể trao đổi, thảo luận trực tiếp với giảng viên và các học viên khác.
• Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao, khó sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả nhân viên.

Ví dụ: Doanh nghiệp tổ chức hội thảo về kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho toàn thể nhân viên, mời chuyên gia đến chia sẻ và hướng dẫn.

5. Đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài: Nên chọn loại nào?

Để đánh giá nên chọn hình thức nào giữa đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài, cần hiểu rõ bản chất, mục tiêu, ưu nhược điểm của từng loại hình.

Hình thức	Đào tạo nội bộ	Đào tạo bên ngoài
Ưu điểm	- Chi phí thấp hơn - Nội dung phù hợp với nhu cầu - Linh hoạt về thời gian và địa điểm - Tăng cường sự gắn kết nội bộ	- Tiếp cận kiến thức, kỹ năng mới từ chuyên gia - Mở rộng mạng lưới quan hệ - Có cái nhìn khách quan từ bên ngoài
Nhược điểm	- Giới hạn kiến thức, kinh nghiệm của người đào tạo - Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả	- Chi phí cao - Nội dung có thể không phù hợp với thực tế doanh nghiệp - Khó khăn trong việc áp dụng kiến thức vào công việc

Tùy thuộc vào đặc điểm doanh nghiệp, mục tiêu, đối tượng đào tạo mà chọn hình thức phù hợp. Lời khuyên đưa ra là doanh nghiệp nên kết hợp cả đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài để đạt hiệu quả tốt nhất. Đào tạo nội bộ giúp giải quyết các vấn đề cụ thể, nâng cao kỹ năng thực hành cho nhân viên, trong khi đào tạo bên ngoài giúp cập nhật kiến thức mới, mở rộng tầm nhìn và học hỏi kinh nghiệm từ các chuyên gia.

6. Các bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

• Xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên và xác định những kỹ năng còn thiếu.
• Lấy ý kiến phản hồi từ nhân viên, quản lý về nhu cầu đào tạo.
• Sử dụng các phương pháp như khảo sát, phỏng vấn, đánh giá hiệu quả công việc để thu thập thông tin.

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo

• Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART).
• Mục tiêu cần hướng đến việc nâng cao kiến thức, kỹ năng, thái độ của nhân viên để đáp ứng nhu cầu công việc và mục tiêu kinh doanh.

Bước 3: Thiết kế chương trình đào tạo

• Lựa chọn nội dung, hình thức, phương pháp đào tạo phù hợp với mục tiêu và đối tượng đào tạo.
• Xây dựng tài liệu đào tạo, bài giảng, bài tập thực hành.
• Lựa chọn người đào tạo (nội bộ hoặc thuê ngoài).

Bước 4: Triển khai đào tạo

• Thông báo cho nhân viên về chương trình đào tạo.
• Tổ chức các buổi đào tạo theo kế hoạch đã đề ra.
• Tạo môi trường học tập tích cực, khuyến khích sự tham gia của nhân viên.
• Theo dõi, giám sát quá trình đào tạo và điều chỉnh khi cần thiết.

Bước 5: Đo lường, đánh giá và cải tiến

• Đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua các bài kiểm tra, khảo sát, đánh giá hiệu quả công việc.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên, người đào tạo để cải tiến chương trình đào tạo.
• Điều chỉnh nội dung, hình thức, phương pháp đào tạo cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

7. Một số khó khăn khi triển khai đào tạo nội bộ và giải pháp

Khó khăn	Giải pháp
Quy trình đào tạo, hệ thống kiến thức sơ sài	Chuẩn hóa quy trình đào tạo, xây dựng hệ thống tài liệu bài bản, cập nhật thường xuyên.
Không thực tế	Thiết kế nội dung đào tạo gắn liền với thực tiễn công việc, sử dụng các ví dụ, tình huống cụ thể.
Ngân sách hạn chế	Tận dụng nguồn lực nội bộ, sử dụng các hình thức đào tạo tiết kiệm chi phí như đào tạo trực tuyến, on-the-job training.
Thời gian eo hẹp	Xây dựng kế hoạch đào tạo linh hoạt, sắp xếp thời gian đào tạo hợp lý, kết hợp đào tạo trực tuyến để tiết kiệm thời gian.
Người thực hiện đào tạo chưa đủ chuyên môn	Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho đội ngũ đào tạo nội bộ, thuê chuyên gia bên ngoài khi cần thiết.
Nhân sự thiếu chủ động	Nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của đào tạo, tạo động lực cho nhân viên tham gia đào tạo, gắn đào tạo với đánh giá hiệu quả công việc và cơ hội thăng tiến, khen thưởng, phúc lợi.

8. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về đào tạo nội bộ

8.1. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo nội bộ?

Có thể đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua các bài kiểm tra kiến thức, kỹ năng trước và sau đào tạo, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, đánh giá sự thay đổi trong hiệu quả công việc, và theo dõi tỷ lệ hoàn thành mục tiêu công việc sau đào tạo.

8.2. Doanh nghiệp nhỏ có nên triển khai đào tạo nội bộ không?

Có. Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần chú trọng đào tạo nội bộ. Doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng các hình thức đào tạo tiết kiệm chi phí như on-the-job training, mentoring, đào tạo trực tuyến,...

8.3. Ai nên tham gia đào tạo nội bộ?

Tất cả nhân viên đều nên tham gia đào tạo nội bộ, tuy nhiên, tùy vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp sẽ ưu tiên đào tạo cho từng nhóm đối tượng khác nhau.

8.4. Thời lượng của một buổi đào tạo nội bộ nên kéo dài bao lâu?

Thời lượng của một buổi đào tạo nội bộ phụ thuộc vào nội dung và hình thức đào tạo. Tuy nhiên, nên chia nhỏ nội dung thành các buổi đào tạo ngắn (khoảng 1-2 giờ) để nhân viên dễ tiếp thu và không bị quá tải.

8.5. Làm thế nào để khuyến khích nhân viên tham gia đào tạo nội bộ?

Doanh nghiệp cần truyền thông về lợi ích của đào tạo nội bộ, gắn đào tạo với đánh giá hiệu quả công việc, khen thưởng, cơ hội thăng tiến và tạo môi trường học tập tích cực, khuyến khích sự tham gia của nhân viên.

Xem thêm:

• Đào tạo inhouse là gì? Quy trình đào tạo inhouse doanh nghiệp chuẩn
• Đào tạo doanh nghiệp là gì? Mục đích, nội dung và phương pháp đào tạo
• Giảng viên nội bộ là gì? Tiêu chuẩn và vai trò trong doanh nghiệp

Đào tạo nội bộ là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Việc xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển bền vững và đạt được mục tiêu kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về đào tạo nội bộ.