Planning – hay còn gọi là lập kế hoạch, hoạch định là một quá trình quan trọng trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong quản lý dự án. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm Planning, vai trò, quy trình, nội dung, và các công cụ hỗ trợ để xây dựng kế hoạch hiệu quả, từ đó đạt được mục tiêu đề ra.

1. Planning là gì?

Planning trong tiếng Việt nghĩa là lập kế hoạch, hoạch định. Planning là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn các phương pháp hành động phù hợp để đạt được những mục tiêu đó.

Đây là giai đoạn quan trọng trong quản lý dự án, bao gồm việc xây dựng một tài liệu chi tiết về thông tin dự án, như các nhiệm vụ cần hoàn thành, nguồn lực nhân sự, phương thức thực hiện và khung thời gian dự kiến. Planning là giai đoạn thứ hai trong bốn giai đoạn của vòng đời quản lý dự án, bao gồm: khởi động, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc.

2. Vai trò của Planning

  • Ứng phó với sự bất định: Planning giúp tổ chức chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với những thay đổi và sự bất định trong môi trường hoạt động.
  • Khai thác và sử dụng nguồn lực hiệu quả: Planning giúp tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động và sức cạnh tranh.
  • Thống nhất hoạt động: Planning giúp các bộ phận trong tổ chức hiểu rõ vai trò và trách nhiệm, tạo sự thống nhất trong hoạt động.
  • Nâng cao khả năng kiểm soát: Planning tạo nền tảng vững chắc cho việc kiểm soát, theo dõi và đánh giá tiến độ dự án.

Planning còn gọi là lập kế hoạch, hoạch định

3. Quy trình Planning

Việc thực hiện lập kế hoạch cho một dự án đòi hỏi Planner (người lập kế hoạch) cùng những thành viên Team Planning phải bàn bạc và tính toán, cân nhắc rất nhiều thứ liên quan. Để các bạn có thể hiểu một cách tổng quát thì dưới đây là quy trình Planning ngắn gọn cho một dự án: 

  • Xác định mục tiêu: Đặt mục tiêu rõ ràng, có thời hạn và có thể đo lường, phân loại theo ưu tiên và thời gian.
  • Phân tích môi trường: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
  • Xây dựng các phương án: Đưa ra các giải pháp và công cụ thực hiện.
  • Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu: Đánh giá dựa trên hiệu quả, chi phí và sự ủng hộ.
  • Quyết định kế hoạch: Chấp thuận, ra quyết định, phân bổ nguồn lực và xây dựng kế hoạch phụ.
  • Lượng hóa kế hoạch bằng ngân quỹ: Sử dụng ngân quỹ để đo lường và kết hợp các kế hoạch.

4. Các nội dung cần phải lập kế hoạch phổ biến

Dưới đây là tổng quan một số nội dung phổ biến thường có trong một bảng kế hoạch: 

  • Lập kế hoạch phạm vi: Mô tả những gì cần cung cấp và thực hiện để hoàn thành dự án.
  • Lập kế hoạch tổ chức: Chia công việc thành các hoạt động và nhiệm vụ, phân công nguồn lực.
  • Xây dựng lịch trình: Xác định cột mốc, trình tự hoạt động và khung thời gian.
  • Lập kế hoạch nguồn lực: Xác định nguồn lực cần thiết (nhân sự, vật liệu, thiết bị) và ước tính chi phí.
  • Lập kế hoạch rủi ro: Xác định rủi ro tiềm ẩn và cách ứng phó.
  • Lập kế hoạch chất lượng: Xác định tiêu chuẩn chất lượng và cách kiểm soát.
  • Lập kế hoạch ngân sách: Liên kết chi phí với các nhiệm vụ và công việc.
  • Lập kế hoạch giao tiếp: Hình thức giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan.
  • Lập kế hoạch mua sắm: Quy trình mua sắm nguồn lực bên ngoài.
  • Lập kế hoạch gắn kết các bên liên quan: Đánh giá, phối hợp và thúc đẩy sự tham gia của các bên liên quan.

Quy trình và nội dung phổ biến của planning

5. Cách để lập kế hoạch hiệu quả

5.1. Bước 1: Xác định mục tiêu dự án

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch là phải hiểu rõ mục tiêu của dự án. Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được thì kế hoạch càng hiệu quả. Trong bước này bạn có thể áp dụng hai phương pháp giúp xác định mục tiêu hiệu quả là SMARTEROKR.

Ví dụ: Bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một sự kiện hội thảo công nghệ. Mục tiêu của bạn có thể là: "Thu hút 200 người tham dự từ các công ty công nghệ trong khu vực, với ít nhất 5 diễn giả nổi tiếng tham gia và hoàn thành trong ngân sách 50 triệu đồng."

5.2. Bước 2: Phân tích và đánh giá tình hình hiện tại

Sau khi đã xác định mục tiêu, bước tiếp theo là phân tích tình hình hiện tại để hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến dự án, chẳng hạn như nguồn lực có sẵn, thách thức có thể gặp phải và các cơ hội có thể tận dụng. Nội dung này bạn có thể tìm hiểu về phương pháp SWOT. Việc này giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt trong quá trình lập kế hoạch.

Ví dụ: Bạn xem xét các yếu tố như địa điểm tổ chức, ngân sách hiện có, danh sách diễn giả tiềm năng, nguồn nhân lực sẵn có để hỗ trợ và xem xét các sự kiện đối thủ diễn ra vào cùng thời gian.

5.3.  Bước 3: Xây dựng phương án, lên danh sách các nhiệm vụ

Dựa trên mục tiêu và tình hình hiện tại, bạn cần xác định các công việc cụ thể để đạt được mục tiêu. Mỗi nhiệm vụ nên có người phụ trách, thời gian hoàn thành và các yêu cầu nguồn lực.

Ví dụ:

  • Liên hệ và mời diễn giả: 2 tuần
  • Thuê địa điểm tổ chức: 1 tuần
  • Quảng bá sự kiện trên các kênh truyền thông xã hội: 3 tuần
  • Chuẩn bị tài liệu và quà tặng cho người tham dự: 1 tuần

5.4. Bước 4: Phân bổ nguồn lực và lập thời gian biểu

Ở bước này, bạn cần sắp xếp lại các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và phân bổ nguồn lực hợp lý. Lập thời gian biểu chi tiết giúp bạn theo dõi quá trình thực hiện dự án và điều chỉnh khi cần thiết. Các công cụ như biểu đồ Gantt hay bảng Kanban có thể hữu ích cho việc này.

Ví dụ:

  • Tuần 1-2: Xác nhận diễn giả và địa điểm.
  • Tuần 3: Chuẩn bị tài liệu và tiếp tục quảng bá sự kiện.
  • Tuần 4: Chuẩn bị hậu cần và kiểm tra lại tất cả các khâu trước khi diễn ra sự kiện.

5.5 Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch

Trong quá trình thực hiện, bạn cần theo dõi sát sao tiến độ công việc. Khi có bất kỳ sự cố hoặc thay đổi nào, bạn cần điều chỉnh kế hoạch kịp thời để giữ cho dự án đi đúng hướng.

Ví dụ:

Nếu một diễn giả không thể tham gia, bạn cần tìm người thay thế hoặc điều chỉnh lịch trình sự kiện.
Nếu chi phí vượt quá dự toán, bạn phải xem xét lại các hạng mục chi tiêu và tìm cách tiết kiệm.

Các bước để lập kế hoạch hiệu quả

6. Tìm hiểu về sự phù hợp của bạn với vị trí Planner

Nếu những điều sau đây hấp dẫn bạn, thì công việc Planning tại một công ty quảng cáo hoặc một số công ty liên quan có thể là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn:

  • Giải quyết vấn đề kinh doanh: Bạn sẽ tìm ra lý do vì sao một thương hiệu không phát triển như mong đợi và đưa ra các giải pháp để cải thiện.
  • Hiểu rõ truyền thông: Bạn sẽ nắm bắt được quảng cáo có thể tác động như thế nào đến hành vi người tiêu dùng và đánh giá các tiềm năng, hạn chế của quảng cáo digital.
  • Thấu hiểu con người: Để giải quyết vấn đề kinh doanh, bạn cần hiểu động lực, cảm xúc, hành động và suy nghĩ của người tiêu dùng.
  • Sáng tạo giá trị: Không chỉ là tạo ra quảng cáo, bạn còn có thể đề xuất sản phẩm mới, dịch vụ mới, bao bì mới, hay phương thức phân phối mới để giải quyết vấn đề.
  • Cảm nhận ý tưởng sáng tạo: Bạn sẽ được lắng nghe nhiều ý tưởng từ phòng sáng tạo, mang đến cảm giác phấn khích mà ít công việc nào có được.
  • Thuyết phục người khác: Bạn sẽ truyền cảm hứng và thuyết phục phòng sáng tạo cũng như khách hàng về chiến lược và ý tưởng của mình, không nhất thiết phải dựa vào các bài thuyết trình cầu kỳ.
  • Tìm hiểu thế giới xung quanh: Công việc này sẽ giúp bạn liên tục cập nhật những xu hướng mới, tìm hiểu về các ngành hàng và được trả tiền để học hỏi thêm kiến thức mới.

Planning là một kỹ năng quan trọng giúp cá nhân và tổ chức đạt được thành công. Hiểu rõ khái niệm, vai trò, quy trình và các công cụ Planning sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch hiệu quả, quản lý dự án thành công và đạt được mục tiêu đề ra.

Xem thêm: